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¿Cuánto cuesta la maquila de nómina en México? (2026)

Si estás cotizando, la pregunta real no es solo cuánto cuesta la maquila de nómina, sino cuánto te cuesta hoy hacerla dentro de la empresa y qué estás pagando sin verlo. Aquí explicamos cómo se cobra en el mercado mexicano, qué incluye (y qué no), los costos ocultos de la nómina interna y cuándo conviene o no delegar. Sin tarifas inventadas: rangos públicos, conceptos y fuentes.

Cómo se cobra la maquila de nómina: los tres modelos del mercado

El costo de la maquila de nómina casi siempre se expresa de una de tres formas. Conocerlas te permite comparar cotizaciones que, a primera vista, no se parecen en nada.

1. Cuota por empleado (o por recibo) al mes

Es el modelo más común en México. Pagas una cantidad fija por cada trabajador procesado en el periodo, con frecuencia escalonada: a más empleados, menor cuota unitaria. Los rangos reales del mercado van de $150 a $1,000 pesos por empleado al mes, y ese rango tan amplio no se explica por el alcance del servicio ni por la periodicidad: se explica, sobre todo, por el tipo de proveedor.

• Extremo bajo del rango: freelancers o despachos informales. Calculan y timbran, pero sin garantías reales, sin auditorías y sin respaldo cuando algo sale mal. Y en nómina “algo sale mal” significa multas del SAT y diferencias ante el IMSS que termina pagando el cliente.
• Extremo alto del rango: empresas consolidadas, con años de experiencia, procesos auditados —Staffing People está auditada por PwC— y garantías reales por escrito: si el error es del proveedor, el proveedor responde.
• En medio: despachos formales con equipo y sistema, con niveles de garantía y de cobertura (IMSS, Infonavit, dispersión, reportes) muy distintos entre sí. Ahí es donde más hay que leer el contrato.

Es decir: el precio no compra el mismo servicio en distinta talla; compra niveles distintos de protección. Un proveedor barato que comete un error no te ahorra dinero, te lo difiere con recargos. Por eso la pregunta correcta no es “cuánto cuesta la maquila de nómina”, sino cuánto te cuesta un error de tu proveedor —y quién lo paga. En Staffing People la respuesta está en el contrato: garantía Cero Errores o Pagamos la Multa.

2. Cuota fija mensual + variable

Una base mensual por razón social o por “operación” más un variable por recibo. Conviene a empresas con plantillas muy pequeñas o muy irregulares, y suele venir con paquetes de recibos incluidos.

3. Porcentaje sobre la nómina

Un porcentaje del monto total pagado. Es el modelo menos transparente: el precio de la maquila de nómina sube cuando das aumentos aunque el trabajo del proveedor sea el mismo. Si te lo ofrecen, pide la equivalencia por empleado para poder comparar.

Qué incluye la maquila de nómina (y qué no siempre)

Para saber cuánto cuesta la maquila de nómina de verdad hay que leer el alcance, no solo la cuota. Un servicio completo de maquila de nómina normalmente cubre:

• Cálculo de percepciones y deducciones por periodo, con incidencias (faltas, incapacidades, horas extra, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, PTU).
• ISR retenido con la tarifa vigente del Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal y el subsidio para el empleo del año en curso (para 2026: tarifa publicada en el DOF el 28/12/2025 y decreto de subsidio del 31/12/2025).
• Timbrado de los CFDI de nómina y su entrega a los trabajadores.
• IMSS e Infonavit: cálculo de cuotas obrero-patronales, movimientos afiliatorios (altas, bajas, modificaciones de salario), determinación del salario base de cotización y archivo de pago (SUA).
• Reportes: pólizas contables, acumulados, provisiones y reportes por centro de costo.
• Soporte a incidencias y aclaraciones con los trabajadores.

Lo que no siempre está incluido y hay que preguntar: la dispersión bancaria (el proveedor puede calcular y tú pagar, o dispersar por ti), la atención de requerimientos de la autoridad, la representación en revisiones del IMSS, el cálculo de la prima de riesgo y su declaración anual, y la administración del expediente laboral. En Staffing People la administración de personal es un servicio propio —consúltalo en gestión de personal— para que no lo pagues como “extra” de la nómina.

Los costos ocultos de hacer la nómina in-house

Al comparar cuánto cuesta la maquila de nómina contra “hacerla nosotros”, casi nadie suma el costo completo de la operación interna. Estos son los renglones que suelen faltar:

• Tiempo del equipo. El responsable de nómina, contabilidad y dirección dedican horas cada periodo a calcular, revisar, timbrar, atender aclaraciones y presentar movimientos. Ese tiempo tiene un costo aunque no aparezca en una factura.
• Software y timbrado. Licencia del sistema, timbres del PAC por cada recibo, actualizaciones y respaldo. Si operas con hojas de cálculo, el costo es la fragilidad: una fórmula desactualizada se descubre cuando ya se pagó mal.
• Actualización fiscal constante. Solo para 2026 cambiaron la tarifa de ISR (Anexo 8, DOF 28/12/2025), la UMA (INEGI, DOF 09/01/2026: $117.31 diarios), el subsidio para el empleo (DOF 31/12/2025), los salarios mínimos (CONASAMI, DOF 09/12/2025: $315.04 general y $440.87 en la frontera norte) y la tabla patronal de cesantía y vejez. Cada cambio hay que detectarlo, entenderlo y aplicarlo a tiempo.
• Multas, recargos y diferencias. CFDI de nómina no expedidos o con errores, cuotas del IMSS calculadas de menos, avisos afiliatorios fuera de plazo o retenciones mal enteradas se convierten en actualización, recargos y multas. En la maquila de Staffing People ese riesgo lo absorbe el proveedor con la garantía Cero Errores o Pagamos la Multa.
• Rotación del encargado. Cuando la persona que “sabe cómo se hace” se va, se lleva el conocimiento. Reclutar, capacitar y esperar a que el nuevo domine el proceso cuesta periodos completos de riesgo.

Sumados, para plantillas medianas estos renglones suelen superar con claridad la cuota por empleado de un proveedor especializado. Para plantillas muy pequeñas, con un contador interno con tiempo, la balanza puede inclinarse al otro lado.

Cuándo conviene la maquila de nómina y cuándo no

El costo de la maquila de nómina se justifica o no según el perfil de la operación. Conviene cuando:

• Tienes decenas o cientos de empleados, varias periodicidades o más de una razón social.
• Las incidencias son frecuentes (turnos, tiempo extra, rotación, incapacidades) o operas en varios estados.
• Has tenido diferencias con el IMSS, el SAT o Infonavit, o quieres dejar de ser tú quien las persigue.
• Prefieres que el equipo de recursos humanos se dedique a lo estratégico y no al cálculo.

No conviene tanto cuando la nómina es pequeña y estable, hay un contador interno con capacidad y tiempo, y la empresa quiere control total del proceso. En ese caso lo eficiente suele ser operarla con un software de nómina actualizado —en la casa tenemos NomiPeople para eso— y revisar la decisión cuando la plantilla crezca. Lo comparamos a fondo en Maquila de nómina vs software de nómina.

¿Y cuánto cuesta la maquila de nómina con Staffing People?

No publicamos tarifas, y no por ocultarlas: cada operación es distinta. El precio depende del número de empleados, la periodicidad, la complejidad de las incidencias, las razones sociales y los estados donde operas. Lo que sí es igual para todos: la cotización parte de un diagnóstico gratuito, se entrega por empleado al mes, sin letras chicas, y viene respaldada por la garantía Cero Errores o Pagamos la Multa. Si quieres una cifra exacta para tu empresa, solicita tu diagnóstico.

Preguntas frecuentes: cuánto cuesta la maquila de nómina

Fuentes de las cifras 2026 citadas: UMA — INEGI, DOF 09/01/2026 · Salarios mínimos — CONASAMI, DOF 09/12/2025 · Tarifa ISR — Anexo 8 RMF 2026, DOF 28/12/2025 · Subsidio para el empleo — decreto DOF 31/12/2025. Los rangos de precio del mercado son referencias generales por tipo de proveedor y no constituyen una tarifa de Staffing People.